Slimmer werken: batch je taken

Ken je dat gevoel aan het einde van een werkdag? Je hebt van alles gedaan, maar toch voelt het alsof je nergens écht mee opgeschoten bent. Ik ken het wel! 😅

In mijn job als office manager was ik namelijk verantwoordelijk voor de ondersteuning van de HR-afdeling, de fleet-afdeling, de boekhouding, de algemene administratie, de betalingen, de receptie, helpen bij het organiseren van events —kortom, vanalles! Ik sprong van de ene taak naar de andere. Het ene moment was ik bezig met betalingen, daarna met HR-zaken, en tussendoor nog met algemene administratie. Dit constante schakelen leek misschien productief, maar het tegendeel was waar: multitasking en het steeds wisselen tussen taken kostten me bakken energie en verminderden mijn focus. ☹️

Tot ik begon te batchen. Ik plande een paar uurtjes HR in mijn agenda, gevolgd door een aantal uurtjes betalingen enzoverder. Het resultaat? Ik werkte veel productiever en had aan het einde van de dag een voldaan gevoel. 💪

Dit simpele principe wil ik graag met je delen. 👇

Wat is batchen?

Batchen betekent dat je vergelijkbare taken groepeert en deze binnen een specifiek tijdsblok uitvoert. In plaats van continu te schakelen tussen verschillende activiteiten, blijf je in dezelfde flow. Denk bijvoorbeeld aan het plannen van een vast moment voor het beantwoorden van e-mails, of het groeperen van al je administratieve klussen op een specifieke ochtend.

Waarom werkt batchen zo goed?

Batchen is een slimme manier van werken die je helpt om efficiënter en met meer focus te werken. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

1. Je verliest minder tijd aan schakelen Elke keer dat je van taak wisselt, moet je brein zich opnieuw instellen. Dit schakelen kost meer tijd en energie dan je misschien denkt. Door binnen een tijdsblok aan één type taak te werken, blijft je focus behouden en kun je sneller werken.
2. Je voelt meer voldoening Het afronden van een hele categorie taken geeft een geweldig gevoel van accomplishment. Je kunt met een gerust hart je takenlijst afvinken.
3. Het brengt rust en overzicht Batchen helpt je om grip te krijgen op je werkdag. Het biedt structuur, waardoor je precies weet waar je mee bezig bent en wat er nog moet gebeuren.

Kleurcodes: een visuele boost voor je planning

Een extra tip om batchen nog efficiënter te maken, is het gebruik van kleurcodes. Door elk type taak een eigen kleur te geven in je agenda, krijg je in één oogopslag overzicht. Dit werkt niet alleen motiverend, maar helpt je ook om je planning realistischer te maken.

Zo begin je:

1. Analyseer je taken: Maak een lijst van alle taken die je wekelijks doet en groepeer deze in categorieën. Bijvoorbeeld:

• E-mails beantwoorden
• Administratie
• Klantgesprekken
• Creatieve taken zoals brainstormen of content schrijven

2. Wijs kleuren toe: Geef elke categorie een eigen kleur. Bijvoorbeeld:

• Blauw voor klantwerk
• Groen voor administratie
• Geel voor creatieve taken
• Rood voor urgente zaken

3. Plan je tijdsblokken: Reserveer specifieke momenten in je agenda voor elke categorie. Zorg dat je voldoende tijd inplant om de taken binnen een categorie af te ronden, maar wees ook realistisch. Overplannen werkt namelijk averechts.

4. Houd je aan je planning Zet notificaties uit en laat je niet afleiden. Dit is jouw tijd om geconcentreerd aan één categorie te werken.

Het verschil dat je gaat merken

Wanneer je begint met batchen en kleurcodes, zul je merken dat je dagen overzichtelijker worden. Je hebt minder stress, voelt je energieker en sluit je werkdag af met het gevoel dat je echt iets hebt bereikt. Bovendien helpt het om je focus te behouden, omdat je precies weet waarmee je bezig moet zijn en je niet laat afleiden door andere taken.

Een uitdaging voor deze maand

Ik daag je uit om deze tip deze maand eens uit te proberen! 🙂 Begin klein, bijvoorbeeld door één ochtend per week te reserveren voor administratieve taken of door elke dag een halfuur te plannen voor e-mails.

Gebruik kleurcodes in je agenda om je planning overzichtelijk te maken en wees consequent in het volgen van je tijdsblokken.

Laat me zeker even weten hoe het gaat! Ik ben benieuwd welke impact batchen op jouw werkdag heeft. 🤗