In de dynamische wereld van vandaag, waar alles snel moet gaan, is tijd een kostbaar goed geworden. We moeten dus zeer doordacht en zorgzaam met onze tijd omgaan en hem efficiënt gaan inzetten om meer te kunnen bereiken in minder tijd. Klinkt logisch, toch? Maar hoe doe je dat nu, je tijd optimaal benutten binnen je onderneming? In deze blog geef ik je graag enkele handvaten en praktische tips mee.
Laten we geen tijd verliezen 😉 & let’s dive in!
Voordelen van efficiënt werken
Efficiënt werken kan je tal van voordelen opleveren. First & most important, het bespaard je tijd. ⏰ Door efficiënt te gaan werken krijg je een betere organisatie van taken. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van routines of het batchen van werk. Hierdoor wordt tijd effectiever benut en leidt het dus tot tijdsbesparing.
Wanneer je je flow beet hebt en je in de efficiëntie zone zit, gaat ook je productiviteit verhogen. Doordat je taken op een gestructureerde en vooral een geoptimaliseerde manier gaat uitvoeren kan je meer werk verzetten in dezelfde tijd. Hierdoor doe je ook aan kostenbesparing, lever je een betere kwaliteit, heb je een betere focus en concentratie en ervaar je een betere werk-privébalans. What’s not to like about it? 🙌
6 tips om efficiënt te kunnen werken
1. Prioriteiten stellen
Start je dag met het vaststellen van je prioriteiten en breng ze samen in één overzicht. Dit wil zeggen, geen lijstjes op verschillende plekken en hier en daar een post-it met een to-do op. Zorg voor één overzicht waar je snel naar kan teruggrijpen. Tools die je hiervoor kan gebruiken zijn de taken in Outlook, Microsoft To-Do, maar ook project managementtools (meer hierover verder in de blog).
Vervolgens ga je starten met de meest uitdagende taak op je to-do lijst. Zo werk je het lijstje af. Door deze taken als eerste aan te pakken creëer je niet alleen een gevoel van voldoening maar ga je ook meer rust ervaren de rest van de dag. Focus ook enkel op 1 taak tegelijkertijd en geef bewust aandacht aan wat er voor je ligt. 🤓
2. Stel een planning op
Werk met een planning om je dagelijkse taken te organiseren. 🗓️ Dit helpt niet alleen om het gevoel van overweldiging te voorkomen maar het zorgt er ook voor dat je niets over het hoofd ziet.
Plan hierbij terugkerende blokken in je agenda voor terugkerende taken. Probeer hierbij zoveel als mogelijk te batchen. Dit wil zeggen dat je soortgelijke klusjes gaat verzamelen om in 1 keer te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan een half uurtje telefoontjes plegen 📞, 2 uur om boekhoudkundige werkjes in orde te brengen zoals facturen sturen en betalingen nakijken 💰 , een uurtje voor social media (posts voorbereiden, nieuwsbrief schrijven, blog uitschrijven, …). 🤳
Belangrijk bij het plannen is dat je rekening gaat houden met jouw eigen ritme. Ben je meer een ochtendmens of kom je pas op gang na 12u ’s middags? Hou hier rekening mee in je planning zodat je geconcentreerd kan werken. Don’t forget, start steeds met de meest lastigste taken.
Last but not least, neem op het einde van de dag ook enkele minuten de tijd om je taken voor de volgende dag te gaan kiezen. Zo kan je meteen van start gaan met een fris hoofd.
3. Las regelmatig pauzes in
Neem regelmatig korte pauzes om je energieniveau op peil te houden en je focus scherp te houden. Een wandeling buiten kan bijvoorbeeld echt wonderen doen voor je creativiteit.
Veel mensen (waaronder yours truly 💁♀️) zijn fan van de Pomodoro-techniek. Dit is een populaire tijdmanagementmethode die draait om het verdelen van je werktijd in korte intervallen, meestal 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na 4 van deze ‘Pomodoro’s’ neem je een langere pauze van ongeveer 15 a 30 minuten. Het idee van deze techniek is om gefocust en productief te werken tijdens de Pomodoro-periodes en vervolgens te ontspannen tijdens de korte pauzes. Hierdoor behoud je je concentratie en verminder je de vermoeidheid. 😴
4. Vermijd afleiding zodat je ononderbroken kan doorwerken
Elimineer alles wat een mogelijke afleiding kan zijn en creëer een rustige omgeving. Minder afleiding betekent meer focus en productiviteit. Zet bijvoorbeeld alle notificaties uit, leg je telefoon weg 📵 en zorg voor een clean desk. Bekijk op voorhand ook even wat je nodig hebt om een bepaalde taak uit te voeren. Deze spullen leg je wel alvast klaar op je werkplek.
Belangrijke tip die ik hier wil meegeven is, start je dag met een taak en niet met het openen van je mailbox. Veel mensen starten met het beantwoorden van mailtjes maar voor je het weet ben je vertrokken voor een paar uurtjes. Begin dus eerst met een taak en bekijk op vaste momenten je mailbox.
5. Leer 'nee' zeggen
Wees selectief met nieuwe taken en leer ‘nee’ zeggen als iets niet bijdraagt aan je kernactiviteiten. 🙅♂️ Dit voorkomt overbelasting en stress. Voor de ene is het al wat makkelijker dan de andere maar ‘nee’ zeggen is een belangrijke vaardigheid die bijdraagt aan effectief timemanagement en focus. ⌛
Ikzelf laat me ook vaak vangen maar langzaam aan zet ik stapjes in de goede richting. Het is vooral belangrijk om je doelen te kennen en prioriteiten te stellen. Wees daarnaast ook bewust van je capaciteiten maar ook je beperkingen. Vraag jezelf af of het de moeite waard is in termen van tijd, middelen en energie. Kom je tot de beslissing dat dit niet het geval is? Communiceer dan op een duidelijke maar beleefde manier waarom de taak (momenteel) niet past binnen je prioriteiten. Houd vast aan deze beslissing en wees consistent in het afwijzen van dergelijke taken.
Blijf je hier moeilijkheden mee ondervinden? Dan is een assertiviteitstraining misschien wel iets voor jou.
6. Slimme tools voor werkoptimalisatie
Ga op zoek naar digitale tools die je helpen bij je werkoptimalisatie. Van projectmanagement tot communicatie, er zijn tools die specifiek zijn ontworpen om je werkprocessen te verbeteren.
Neem bijvoorbeeld projectmanagementsoftware zoals Trello of Asana, waarmee je projecten eenvoudig kunt organiseren en samenwerken. Voor geavanceerde communicatie zijn tools zoals Slack of Microsoft Teams ideaal, waarmee je real-time kunt samenwerken en informatie kunt delen.
Kies tools zoals Zapier om verschillende apps met elkaar te verbinden en taken te automatiseren, waardoor je kostbare tijd bespaart. Voor geavanceerde takenautomatisering biedt Integromat een breed scala aan mogelijkheden.
Met geautomatiseerde e-mailmarketingtools zoals Mailchimp of ActiveCampaign kun je klantrelaties opbouwen zonder handmatige inspanningen. En vergeet niet de kracht van cloudopslagdiensten zoals Google Drive of Dropbox, die naadloze samenwerking en documentbeheer mogelijk maken.
Verlies jezelf niet in de overvloed aan opties; selecteer tools zoals deze die perfect aansluiten bij je specifieke zakelijke behoeften.
Volg me op @virtualassistant.renske voor maandelijkse tips & info over mijn favoriete tools 😉 Ik zie je daar!
Ziezo, ik hoop dat ik je met deze tips iets heb kunnen bijbrengen over efficiënt werken. Efficiëntie en tijdbeheer zijn namelijk een cruciale factor voor succes. Stel prioriteiten, maak een doordachte planning op en zet slimme tools in voor communicatie en automatisatie.
Is het allemaal wat té overweldigend voor je? Overweeg dan een samenwerking met een Virtual Assistant. Een VA kan jouw taken verlichten en helpen bij het optimaliseren van je werkprocessen. Remember, de dingen waar jij mee struggelt en tijd verliest kunnen misschien heel efficiënt en op snellere tijd door iemand anders uitgevoerd worden 😉
Heb je na het lezen van deze blog vragen over mijn dienstverlening of wil je graag een kennismakingsgesprek inplannen? Aarzel niet en neem contact met me op.
Veel liefs,
Renske
Reactie plaatsen
Reacties