Je eerste klant vinden als VA is spannend, maar weet je wat vaak nóg meer keuzestress geeft? Je tarief bepalen! 🙈
Hoeveel mag ik vragen? Ga ik niet te hoog zitten? Of misschien net te laag? Het is een van de moeilijkste keuzes in het begin, en tegelijk ook een van de belangrijkste. Want je tarief bepaalt niet alleen wat er op je rekening komt, maar ook hoe serieus klanten je nemen en of je onderneming duurzaam is.
Veel mensen doen alsof het “gewoon een kwestie van een laptop en wifi” is om geld te verdienen als Virtual Assistant. Lekker werken vanop een zonnig terras en het geld stroomt vanzelf binnen. Maar de realiteit? Je bent zelfstandige, met alle verplichtingen die daarbij horen: sociale bijdragen, belastingen, kosten, software, opleidingen. Je moet effectief werken om een gezond inkomen te verdienen (sorry om die bubbel te doorprikken 😉). En dat begint bij een eerlijk, goed onderbouwd tarief.
Beginnen bij de basis: hoeveel heb je nodig?
Je tarief bepalen start altijd bij jezelf. Hoeveel geld wil en moet je elke maand overhouden om comfortabel te leven? Denk daarbij niet alleen aan je privé-uitgaven zoals huur of boodschappen, maar ook aan de zakelijke kosten die je als VA hebt: je laptop, een boekhouder, betalende tools zoals Canva of een website, misschien een verzekering of opleidingen? Zelf maakte ik deze rekenoefening samen met mijn boekhouder, dat gaf me zoveel meer duidelijkheid (en rust in mijn hoofd 😀).
Wat vaak onderschat wordt: naarmate je meer verdient, stijgen ook je sociale bijdragen en belastingen. In een eenmanszaak betaal je die privé, maar je kan ze wel inbrengen als kost. In een vennootschap betaal je bijdragen op je loon als bedrijfsleider, bovenop de vennootschapsbelasting. Reken daarom altijd realistisch en voorzie dat ongeveer de helft van je omzet naar belastingen en bijdragen gaat. Als jij €2.000 netto wil overhouden, moet je dus al snel richting €4.000 omzet mikken.
Reken realistisch met je uren
Een andere fout die veel starters maken, is denken dat je 8 uur per dag kan factureren. Dat klinkt leuk & haalbaar op papier, maar in de praktijk werk je ook veel uren die je niet kan doorrekenen: denk aan administratie, marketing, offertes maken, bijleren. Ik reken zelf met ongeveer 25% niet-factureerbare tijd. Dat betekent dat ik van een 40-urenweek geen 40 uur kan factureren, maar eerder rond de 30. Op maandbasis kom je dan op ongeveer 100 tot 120 factureerbare uren. 😊
Maak voor jezelf een inschatting: hoeveel dagen per week wil je werken, hoeveel vakantie wil je nemen, en hoeveel tijd wil je voorzien voor de niet-factureerbare taken? Dit geeft je een realistisch beeld van hoeveel uren je kan verdelen over klanten.
Een voorbeeldberekening
Laten we er even een concreet rekenvoorbeeld bij nemen. Stel dat je als VA elke maand €2.000 netto nodig hebt om je privé-uitgaven te dekken. Daarbovenop heb je nog eens €1.000 aan zakelijke kosten, zoals software, je boekhouder en een laptop. Samen kom je dus op €3.000.
In een eenmanszaak betaal je sociale bijdragen en personenbelasting op je inkomen. Dat betekent dat je méér omzet moet draaien om uiteindelijk die €2.000 netto over te houden. Een veilige vuistregel is om je behoefte ongeveer te verdubbelen. In dit voorbeeld kom je dus uit op zo’n €6.000 omzet per maand. Deel dat door een realistisch aantal factureerbare uren (laten we zeggen 110 per maand) en je komt op een minimumtarief van ongeveer €55/uur.
In een vennootschap werkt het net iets anders. Je betaalt jezelf een loon uit, maar je vennootschap betaalt daarnaast ook vennootschapsbelasting. Je wordt dus op twee niveaus belast: op het loon dat je ontvangt als bedrijfsleider én op de winst die in de vennootschap achterblijft. Daardoor heb je voor hetzelfde nettoloon vaak iets meer omzet nodig dan in een eenmanszaak. Voor ons voorbeeld zou je dus eerder richting €6.500 à €7.000 omzet moeten gaan om comfortabel hetzelfde bedrag over te houden. Deel je dat opnieuw door 110 factureerbare uren, dan kom je uit op een minimumtarief van ongeveer €60 à €65/uur.
Dit zijn uiteraard vereenvoudigde berekeningen, bedoeld om je een idee te geven. De exacte cijfers hangen af van jouw situatie: heb je kinderen ten laste, zit je met bepaalde aftrekposten, of wil je jezelf als bedrijfsleider een hoger of lager loon uitkeren? Daarom raad ik je altijd aan om dit samen met je boekhouder door te nemen. Toen ik zelf begon, heb ik dit ook gedaan, zowel voor mijn eenmanszaak als later voor mijn vennootschap, en dat gaf me zoveel meer rust en helderheid.
Andere prijsmodellen
Hoewel de meeste startende VA’s met een uurtarief werken, zijn er nog andere prijsmodellen die het overwegen waard zijn.
Zo kan je werken met een strippenkaart: de klant koopt vooraf een bundel van bijvoorbeeld tien of twintig uur, die jij afboekt naarmate je ze uitvoert. Dat geeft de klant duidelijkheid en zorgt er voor jou voor dat je op voorhand betaald bent. Zelf heb ik dit in het begin ook aangeboden, maar het werd uiteindelijk nooit echt afgenomen en ik heb het geschrapt uit mijn aanbod. Dat wil niet zeggen dat het geen goed systeem kan zijn, want voor sommige VA’s werkt het wel. Het belangrijkste is dat jij kiest voor een prijsmodel waar jij je goed bij voelt en dat helder is voor beide partijen.
Een andere optie is werken met pakketten. Daarbij spreek je een vaste prijs af voor een duidelijk omschreven resultaat, zoals “tien social media posts per maand inclusief visuals en captions” of “het opzetten van een nieuwsbrief”. De klant weet precies wat hij krijgt en jij levert dat eindresultaat, ongeacht hoeveel uren je eraan werkt. Het mooie aan pakketten is dat je je tijd steeds efficiënter kan inzetten en klanten heel helder weten waar ze aan toe zijn.
Naast pakketten bestaan er ook maandabonnementen. Daarbij betaalt je klant een vast bedrag per maand voor een afgesproken aantal uren of terugkerende taken. Denk aan inboxbeheer, agendabeheer of wekelijks opvolgen van social media. Het verschil met pakketten is dat een maandabonnement meer gaat over structurele en flexibele ondersteuning. Je bouwt een duurzame samenwerking op, leert de onderneming van je klant steeds beter kennen en kan zo proactief meedenken. Voor jou geeft dit stabiliteit en rust, omdat je weet dat er maandelijks een minimum aantal uren of inkomsten gegarandeerd zijn.
Kort gezegd: pakketten zijn ideaal om een duidelijk eindproduct of resultaat te verkopen, terwijl maandabonnementen vooral draaien om doorlopende ondersteuning en beschikbaarheid.
Leer van de cijfers, maar ook van je gevoel
Er bestaan verschillende online tools om je uurtarief te berekenen. Zelf heb ik de test gedaan via Starter Network en via de methode van Fast Forward Amy. En hoewel de berekeningen nuttig zijn, gaf het gesprek met mijn boekhouder mij uiteindelijk de meeste rust. Hij kon niet alleen de juiste cijfers geven, maar ook inschatten wat realistisch was in mijn situatie, zowel in eenmanszaak als in vennootschap.
Het belangrijkste is dat je een tarief kiest dat klopt voor jou én waar je je goed bij voelt. Een bedrag waar je niet over struikelt als je het uitspreekt tegen een klant 😉, en dat tegelijk recht doet aan de waarde die je brengt.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is je tarief vergelijken met een brutoloon in loondienst. Vergeet dat aub! Een werknemer krijgt vakantiegeld, pensioen, betaalde feestdagen, ziektevergoeding… Jij moet dat allemaal zelf voorzien.
Een tweede valkuil is te laag beginnen. Veel VA’s durven in het begin hun tarief niet scherp neer te zetten, uit angst om klanten mis te lopen. Het resultaat? Je trekt vaak klanten aan die niet duurzaam zijn of niet bereid zijn te investeren in kwaliteit. En eens je laag gestart bent, is het erg lastig om je tarief later nog stevig op te trekken.
En dan nog een klassieker: geen buffer voorzien. Het leven als ondernemer heeft pieken en dalen. Je hebt vakantieperiodes waarin je minder uren draait, of een maand waarin plots een klant wegvalt. Er kunnen onverwachte kosten opduiken, of je ligt een week in bed met griep. Als je daar geen financiële marge voor inbouwt, komt elke tegenvaller hard binnen. Zorg dus dat je tarief ruimte laat om een buffer op te bouwen. Dat geeft niet alleen zekerheid, maar ook de rust om met vertrouwen je VA-business te laten groeien.
Conclusie
Je tarief bepalen is dus zeker geen natte-vinger-werk, maar een berekende keuze. Begin bij je behoeften, hou rekening met belastingen en sociale bijdragen, bereken realistisch je factureerbare uren en kies een prijsmodel dat bij jou en je klanten past.
Het is niet alleen maar werken vanop een zonnig terras (we wish 😀): het vraagt inzet, discipline en een goed plan. Maar met een onderbouwd tarief en de juiste mindset bouw je stap voor stap een duurzame VA-business waar je trots op kan zijn. 💪
👉 Op zoek naar meer inspiratie? Op mijn blogpagina vind je nog meer tips en eerlijke inzichten. Heb je een vraag of twijfel je ergens over? Stuur me gerust een DM via Instagram of mail naar info@virtualassistant-renske.be , ik denk graag met je mee. 💛
Reactie plaatsen
Reacties